Jak zarządzać czasem w praktyce, metoda Personal Kanban

on

Jak zarządzać czasem? Personal Kanban jako skuteczna metoda radzenia sobie z zadaniami

Odkąd pamiętam, miałem problem z zarządzaniem czasem i gubiłem się w natłoku zadań. Zaczynałem wykonywać jedno zadanie, by chwilę później przechodzić do kolejnego, skacząc między nimi, zostawiając je niedokończone lub kończąc długo po czasie. Próbowałem różnych metod, które miały uporządkować moje obowiązki i odpowiedzieć na pytanie – jak zarządzać czasem? Niestety, większość okazywała się dla mnie nieskuteczna, wymagały dużej dyscypliny i skomplikowanego śledzenia drobnych statusów zadań.

Podczas poznawania różnych metod zarządzania projektami odkryłem metodę Kanban i jej dostosowaną wersję dla indywidualnych użytkowników, czyli Personal Kanban. Już po kilkunastu minutach zrozumiałem podstawowe zasady tej metody, a gdy przyjrzałem się jej bliżej, uznałem, że może być doskonałym narzędziem do zarządzania czasem i organizacji zadań.

Na końcu tego wpisu pokażę Ci, jak samodzielnie możesz stworzyć swoją Tablicę Kanban i stosować ją w praktyce. Udostępniam również darmowy szablon tej tablicy dla Ciebie.

Czym jest Personal Kanban?

Personal Kanban to elastyczny i prosty system do planowania i realizacji codziennych zadań. Opiera się na dwóch kluczowych zasadach: „Wizualizuj pracę” oraz „Ogranicz liczbę zadań w toku” (WIP – Work In Progress).

personal-kanban

Tablica Kanban pozwala łatwo zobaczyć, ile zadań masz do wykonania, co jest aktualnie w toku i co już zakończono. Dzięki temu skupiasz się na mniejszej liczbie zadań jednocześnie i masz większą kontrolę nad postępem.

Jak zarządzać czasem z Personal Kanban? Najważniejsze korzyści

Poniżej przedstawiam najważniejsze cechy metody Personal Kanban, które stanowią esencję jej skuteczności. Warto się z nimi zapoznać. Są to:

1. Przejrzystość zadań
Personal Kanban ułatwia ocenę, planowanie i priorytetyzację zadań. Dzięki tablicy masz pełen wgląd w to, co musisz zrobić, nad czym aktualnie pracujesz i co już zakończyłeś.

2. Zwiększenie koncentracji
Metoda ta opiera się na ograniczaniu liczby zadań w toku (limit WIP). Uczy Cię kończyć jedno zadanie, zanim zaczniesz kolejne, co zmniejsza chaos, pozwala lepiej się skoncentrować i zwiększa jakość pracy.

3. Elastyczność i dopasowanie do potrzeb
Personal Kanban można dostosować do indywidualnych potrzeb. To metoda, która nie wymaga skomplikowanych narzędzi – wystarczy tablica korkowa, karteczki, aplikacja cyfrowa lub arkusz kalkulacyjny, co pozwala na szybkie wdrożenie i wygodne użytkowanie.

4. Łatwe śledzenie postępów
Dzięki wizualnemu układowi tablicy w Personal Kanban możesz na bieżąco obserwować swoje postępy, co pozytywnie wpływa na motywację i zaangażowanie w wykonywaną pracę.

5. Kształtowanie nawyków i priorytetyzacja
Dzięki wizualizacji i ograniczeniu liczby zadań uczysz się skutecznie planować obowiązki i wybierać to, co jest naprawdę istotne.

6. Redukcja stresu
Widząc swój postęp na tablicy, masz większą kontrolę nad zadaniami, co zmniejsza stres związany z nadmiarem obowiązków i pozwala na bardziej świadome podejście do zarządzania czasem.

metoda-kanban

Aby wiedzieć jak zarządzać czasem, należy zapisywać, śledzić, kontrolować i priorytetyzować zadanie. Niezależnie od tego, czy pracujesz, uczysz się, czy zarządzasz projektami, Personal Kanban pomoże Ci dzięki wcześniej wymienionym cechom osiągnąć pełną produktywność i wydajność.

Własny Personal Kanban z aplikacją Google Sheets

Tak jak napisałem wcześniej Metodę Personal Kanban można zaimplementować na kilka sposobów. W tym artykule skupimy się na w mojej opinii najbardziej elastycznym. Użycie arkuszy kalkulacyjnych Google Sheets to gwarancja dostępu do Twojej Tablicy Kanban niemalże zawsze i wszędzie. Zaczynajmy zatem.

Krok 1 – Stwórz dokument Google Sheets i utwórz kolumny statusu

Będąc na swoim Dysku Google (Google Drive), należy utworzyć nowy, pusty Arkusz Google.

Krok 2 – Nazwij Arkusz i utwórz kolumny statusu

Na początku warto nazwać arkusz. Może to być np. Kanban Sheet lub Tablica Kanban. Wybór należy do Ciebie.

Następnie nazwij cztery górne kolumny nazwami statusów. Później wytłumaczę Ci co one dokładnie znaczą.

Krok 3 – Formatowanie komórek

Dodaj obramowanie dla komórek i zaznacz opcję wszystkie krawędzie.

Narzędziem kolor wypełniania nadaj barwę poszczególnym nagłówkom.

Porozciągaj komórki tak, aby miały one strukturę „karteczki”.

Krok 4 – Utwórz kartę zadania

Utwórz gdzieś obok uniwersalną kartę zadania, która będzie stanowić szablon

Schemat do skopiowania poniżej:

Task Name:
Description:
Due date:
Time estimate:
Assignee:
Priority:

Możesz oczywiście spolszczyć wszystko co Ci tutaj proponuję.

I to wszystko. Twoja Personalna Tablica Kanban jest gotowa. W kolejnym rozdziale opowiem Ci co nieco o tym jak z niej skorzystać, choć myślę, że wydaje się ona dla Ciebie już teraz dość intuicyjna.

Personal Kanban i już wiesz jak zarządzać czasem

Aby przedstawić Ci jak najszybciej zalety metody Kanban posłużę się tym obrazkiem, na którym wprowadziłem przykładowe, mocno trywialne zadania.

Myślę, że zaczynasz już rozumieć o co chodzi. Dla dociekliwych i chcących wycisnąć z tej metody jeszcze więcej przedstawiam szczegółowe wyjaśnienie.

Personal Kanban – słowniczek pojęć

W poniższej tabeli przedstawiłem słowniczek pojęć dla Personal Kanban.

TaskDefinicjaStatusCelZarządzanie
BacklogBacklog to lista potencjalnych zadań do przyszłej realizacji – pomysły i zadania, które nie są jeszcze gotowe lub nie mają terminu.Zadania w backlogu nie są jeszcze zaplanowane do wykonania.Backlog to „pula” zadań, które można przenieść do „Do zrobienia”, gdy będziesz gotowy się nimi zająć.W Kanbanie backlog nie musi być ściśle priorytetyzowany, ale często to pomaga w zarządzaniu pracą.
To DoTo Do to lista zadań, które są gotowe do podjęcia przez członków zespołu i mogą zostać rozpoczęte w dowolnym momencie.Zadania przeniesione z backlogu, zatwierdzone do realizacji – priorytetowe i zrozumiane.Skupienie się na zadaniach, które mają być wykonane w najbliższym czasie.
W Kanbanie backlog nie wymaga ścisłej priorytetyzacji, ale często ułatwia to zarządzanie pracą.
In ProgressIn Progress to kolumna dla zadań, które zostały już rozpoczęte i są w trakcie realizacji.Zadania są aktywnie realizowane, a nad każdym z nich pracuje konkretna osoba lub grupa osób.Umożliwia śledzenie postępów i koncentrację na aktualnych zadaniach. Ważnym jest ograniczenie liczby zadań w kolumnie „In Progress” (limit WIP), aby uniknąć rozproszenia uwagi i przeciążenia.Każde zadanie powinno przechodzić do tej kolumny dopiero wtedy, gdy ktoś w zespole faktycznie je zacznie, a liczba aktywnych zadań powinna być kontrolowana.
DoneKolumna „Done” to miejsce dla zadań całkowicie zakończonych, które przeszły przez wszystkie etapy pracy – od przygotowania po finalną akceptację.Zadania znajdujące się w kolumnie „Done” nie wymagają już żadnych dalszych działań i mogą zostać uznane za zakończone.Oznacza ukończenie pracy nad zadaniem, co daje poczucie postępu oraz umożliwia ocenę efektów pracy.Możm regularnie archiwizować zadania z kolumny „Done”, aby zachować przejrzystość tablicy i łatwo monitorować bieżący przepływ zadań bez nadmiaru zamkniętych elementów.

Szablon arkusza Personal Kanban

Przygotowałem dla Ciebie szablon tablicy Personal Kanban gotowy do pracy tzw. plug and play. Wystarczy, że skopiujesz do siebie na dysk i zaczniesz używać. Pamiętaj, że grunt to zacząć coś robić.

To gotowe narzędzie usprawni Twoją pracę praktycznie od zaraz.

Posiada również zakładkę, w której wytłumaczone są najważniejsze założenia metody Personal Kanban, dzięki którym będziesz wiedział jak skutecznie zarządzać czasem.